Job Title

Administrateur en courtage immobilier/Brokerage Administrator

Job Description Summary

Dans le cadre de ce rôle, lâ™administrateur en courtage immobilier devra soutenir une équipe de courtiers immobiliers commerciaux établis à Montréal (Québec). Cette personne gère la coordination et lâ™organisation de lâ™Ã©quipe, la documentation des transactions, les processus de courtage, la publicité et le marketing, la recherche et lâ™analyse des données, la liaison avec les clients et diverses tâches administratives. Il s'agit d'un poste à temps plein basé dans nos bureaux du centre-ville de Montréal.
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The Brokerage Administrator role will be responsible for supporting a team of Montreal, QC based commercial real estate brokers. This position manages team coordination and organization, deal documentation, listing processes, advertising and marketing, research and data analysis, client liaison and various administrative duties. This is a full-time in-office position based in our downtown Montreal office.

Job Description

Description du poste

Interagir avec les clients.
⢠Répondre aux demandes de renseignements par téléphone et par courriel provenant de clients actuels et potentiels et dâ™autres courtiers.
⢠Organiser les visites de propriétés et envoyer les colis.
⢠Coordonner les activités des clients pour des comptes et des transactions spécifiques.
⢠Contribuer à tous les aspects de la gestion des relations avec les clients et à la production des rapports requis.
Finances
⢠Organiser et préparer les documents relatifs aux transactions (p. ex. les accords de non-divulgation, les offres, les contrats de courtage immobilier, les documents de clôture, le registre des ventes, etc.)
⢠Rédiger des rapports de recherche et élaborer des tableaux en utilisant diverses sources (p. ex. MLS, SiteSolutions, disponibilités, etc.).
⢠Rédiger des résumés de baux et préparer des propositions avec lâ™aide de lâ™Ã©quipe.
Administration et coordination
⢠Élaborer et mettre en oeuvre des stratégies de courtage et de marketing de lâ™Ã©quipe, y compris la gestion des communications de lâ™Ã©quipe sur les médias sociaux.
⢠Effectuer des recherches et réaliser des études de marché.
⢠Compiler les informations sur les propriétés et les données du marché pour les offres de courtage et les avis de valeur, y compris les recherches de titres, les rapports de zonage et de planification), etc.
⢠Coordonner les programmes de marketing pour les inscriptions et concevoir du matériel adapté aux annonces dans les journaux et les magazines, au publipostage et à la distribution par courriel (p. ex. dépliants, cartes postales, bulletins dâ™information, etc.).
⢠Créer des propositions et des présentations, y compris la finition de lâ™impression (impression, reliure, etc.).
⢠Coordonner et gérer les échéances, les réunions, les tâches et les interactions avec les clients des agents.
⢠Entretenir et gérer diverses bases de données et assurer la mise à jour des renseignements pertinents relatifs aux transactions au besoin.
⢠Effectuer les tâches de correction dâ™Ã©preuves et de rédaction.
⢠Effectuer des tâches administratives, y compris, sans sâ™y limiter : saisie de données, photocopie, classement, appels téléphoniques, archivage, organisation du courrier, publipostage, etc.
⢠Traiter les demandes et gérer les projets spéciaux selon les besoins de lâ™Ã©quipe.
⢠Effectuer toute autre tâche administrative requise par lâ™entreprise pour faciliter les transactions immobilières de Cushman & Wakefield.

Qualifications professionnelles :
⢠Expérience en immobilier au sein dâ™une société immobilière commerciale (expérience minimale de deux ans).
⢠Diplôme collégial ou universitaire, un atout important.
⢠Maîtrise des applications de la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint et Outlook).
⢠Excellentes compétences en service à la clientèle à tous les niveaux de lâ™organisation et avec les partenaires externes.
⢠Excellente maîtrise de la grammaire et compétences rédactionnelles aux fins de correction dâ™Ã©preuves et de révision.
⢠Haut niveau de professionnalisme et excellentes compétences interpersonnelles.
⢠Capacité à respecter les délais sans compromettre la qualité des produits et le souci du détail.
⢠Grande capacité à établir des relations, proactivité, approche axée sur les résultats, débrouillardise et autonomie.
⢠Solides compétences en organisation, en gestion du temps et en gestion de projets, et capacité manifeste de travailler de façon autonome et en équipe.
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Job Description

Client Interaction
⢠Field phone and e-mail inquiries from prospects, clients and other brokers
⢠Coordinate property tours and send packages
⢠Coordinate client activity for specific accounts and transactions
⢠Assist with all aspects of relationship management with clients and required reporting

Financial
⢠Organize and prepare transaction documents i.e. confidentiality agreements, offers, listing agreements, closing documents, trade records, etc.
⢠Prepare research reports and charts using various sources (MLS, SiteSolutions, vacancies, etc.)
⢠Abstract leases and prepare proposals with direction from team

Administration & Coordination
⢠Organize and implement listing and team marketing strategies including management of teamâ™s social media communication
⢠Research and prepare market surveys
⢠Compile property information and market data for listing proposals and opinions of value including title searches, zoning/planning reports, etc.
⢠Coordinate marketing programs for listings and design materials suitable for newspaper/magazine ads, direct mailers and e-mail distribution i.e. flyers, postcards, newsletter updates, etc.
⢠Create listing proposals and pitches including print finishing (printing, binding, etc.)
⢠Coordinate and manage agents♠deadlines, meetings, tasks and client interactions
⢠Maintenance and administration of various databases; updating relevant transaction information as required
⢠Proofreading and limited copy writing
⢠Perform general clerical tasks, including but not limited to data entering, photocopying, filing, telephone calls, archiving, organizing couriers, mailings, etc.
⢠Miscellaneous requests and special projects as required by the team
⢠Provide any other administrative tasks required by C&W to facilitate the transaction of C&W real estate business

Qualifications:
⢠Previous real estate experience in a commercial real estate organization (min 2 yrs experience)
⢠College or University degree strongly preferred
⢠Proficiency in Microsoft applications such as Word, Excel, PowerPoint, Outlook mandatory
⢠Ability to deliver excellent customer service at all levels of the organization and with external partners
⢠A strong command of grammar and writing skills for the purpose of proof reading and editing
⢠Exhibit a high level of professionalism and excellent interpersonal skills
⢠Ability to meet deadlines without compromising accuracy, excellent product quality and attention to detail
⢠Strong relationship-building ability, proactive, results-oriented, and resourceful
⢠Possess strong organizational, time management and project management skills with a demonstrated ability to work both independently and within a team environment

Cushman & Wakefield is committed to equity in employment and our goal is to have a diverse, inclusive, and barrier-free workplace. If you are a person with a disability and need the job posting in an alternative format or any other accessible accommodations during the hiring process, please email your request to canadarecruitment@cushwake.com. Please refer to the job title and job location when you contact us. Cushman & Wakefield sâ™engage à respecter lâ™Ã©quité en matière dâ™emploi. Notre objectif est dâ™offrir un milieu de travail diversifié, inclusif et exempt dâ™obstacles. Si vous êtes une personne handicapée et que vous avez besoin de recevoir lâ™offre dâ™emploi dans un autre format ou dâ™accéder à toute autre mesure dâ™adaptation au cours du processus dâ™embauche, veuillez soumettre votre demande par courriel à canadarecruitment@cushwake.com. Veuillez mentionner le titre de poste et le lieu de travail au moment de communiquer avec nous. INCO: âœCushman & Wakefieldâ